Ich bin absolut für so ein Sekretariat.
Sehe bei meiner Partnerin, dass es mir bedeutend leichter fällt, ihre Termine im Auge zu behalten, als meine eigenen…
Denn egal wie gut wir es organisieren und optimieren, irgendwas geht immer unter / wird übersehen / vergessen / verdrängt (gerne und insbesondere wenn es irgendwo groß aufgeschrieben ist).
Da hilft dann auch die Kombination aus App zur Erinnerung, Papierkalender und wieder beschreibbarem Wochenplaner (aka Magnettafel) nicht weiter…
Ja, KI kann unterstützen.
Muss ja nicht zwingend so sein, dass Unterlagen hochgeladen werden um etwas zu erledigen (der allseits so geliebte Datenschmutz und so), es würde ja im ersten Schritt bereits ausreichen, wenn die Themen inkl. Fristen benannt werden.
Allerdings sollte dann auch eine regelmäßige Rückfrage erfolgen, ob xyz bereits erledigt wurde.
Und das halt immer und immer wieder, bis xyz erledigt ist.
(Gerne auch mit vor Augen führen der Konsequenzen wenn xyz eben NICHT bis zum Stichtag erledigt ist.)
Hier könnte ein Sicherheitspuffer von ein bis zwei Wochen eingebaut werden, um böse Überraschungen zu verzögern…
(Perfekt wäre es, zusätzlich eine Routine zu ergänzen, die bei Vorgängen mit Ämtern automatisch einen Antrag auf Fristverlängerung stellt, um eben das schlimmste abzuwenden. Auch wenn das wieder zusätzliche Daten erfordern würde
)
Allgemein gilt jedoch, egal bei welcher Lösung, folgender Grundsatz:
K
I
S
(S)
Keep
It
Simple
(Stupid)
Ist bei der Entwicklung eines Tools auch nicht anders.
Wenn es nicht intuitiv / Userfriendly aufgebaut ist, wird es nicht / nur kurzzeitig verwendet und versandet dann im Nirvana.
Dann ist auch nichts gewonnen und der Frust / Selbsthass / whatever hat wieder die Oberhand…