Mein System besteht aus einer analogen und einer Digitalen Komponente. Ich habe nur insgesamt sieben Kategorien, wo ich was einsortieren kann. Das System hat mir mal ein Coach auf Papierform beigebracht, funktioniert aber Formunabhängig. Auch als E-Mail, mit Hängeregistern, als Kanban-System, Dateiablage etc.
Mit normalen, gebundenen Büchern kann ich nicht umgehen. Das ist mir zu starr und zu unübersichtlich. Ich verliere mich dann in den Notizen oder habe dann für verschiedene Themen eigene Notizbücher. Ein Bekannter hat mich auf das Disc-/Arc- (ehemals Staples) / Atoma-System gebracht. Das System stammt ursprünglich aus Belgien.
Für mich ist es sehr flexibel ohne das ich (meine) Struktur verliere. Auf eine Seite schreibe ich nur zu einem Thema oder ein Gedanke. Wenn ich Zeit habe, dann sortiere ich die Seiten in die andere Reiter ein. Ich habe auch einen speziellen Locher für das System damit ich auch Papier entsprechend einsortieren kann.
Digital:
- Trello (Gamechanger für mich): Ich kann alle Sachen, die irgendwie digital reinkommen oder die mit einem Datum versehen sind über die Teilenfunktion in mein spezielles Tagesboard einsortieren.
Ich nutze die Bezahltversion und habe somit mehrere Funktionen und Automatismen, die dann die Informationen liefern, die ich brauche. Bei meinem Hirn entlastet es einfach.
Wiederkehrende Abläufe habe ich als eigenes Board mit entsprechender Vorlage umgesetzt. - Upnote: Da leider Evernote immer schlechter wurde, nutze ich Upnote welches ich über alle Systeme synchronisieren kann. Dort kommen Gedankenschnipsel und Sammelsurium Sachen rein. Also kurze Texte, Webseiten etc.
- Excel: Ohne Excel wäre ich aufgeschmissen, dort liegt meine zentrale Projektverwaltung. Das ist vereinfacht ausgedrückt.
Analog:
- Atoma-Buch mit passenden Lochern (Privat habe ich zwei, auf Arbeit steht auch noch einer. Und ich habe das Buch mit Sammellaschen (?) angepasst, so dass ich dort was hineinlegen kann ohne die Lochung ohne das es verloren geht.
- Classei: Mein „Kalender“ für anloge Schrifstücke. Das sind 31 Tage Mappen und sieben Wochentagsmappen.
Kommt ein Brief mit einer Rechnung rein, dann wird die Rechnung entweder auf den 9. oder 23. Tag gelegt. Dann ist ungefähr 14 Tage vorbei, die Rechnung wird nicht vergessen und am nächsten Zahllauf (Rechnung kommt am 10. → 23., Rechnung kommt am 8. → 9.) erledigt.
Habe ich am 14. Termin beim Arzt und brauch die Überweisung, die ich am 20. erhalten habe, so kommt die Überweisung in den 14.
Es gibt bei uns nur einen Platz, wo schriftstücke hinkommen. Dort wird der Stapel abgearbeitet. Bricht bei uns das Chaos aus, kann ich das System wieder von dort aus betreiben wo ich aufgehört habe.
Klingt erstmal überwältigend, ist in Wirklichkeit sehr einfach. Das System habe ich kennengelernt vor über 15 Jahren und damals gab es noch ein Präsenz-Seminar dazu. Es wurde explizit gesagt, dass man seinen Schriftkram mitbringen sollte. Ich habe dann meine beiden großen Klappboxen mit Papierkram mitgebracht. Und der 2. Tag des Seminars war nur dazu da, den eigenen Kram in das System zu übertragen. Am Ende waren das „nur“ drei Classei-Boxen statt zwei große Klappboxen. Der Reste war dann Altpapier.
Ich bin immer wieder auf dieses System zurück gekommen weil es einfach und robust ist.