Wie sortiert ihr Gedanken, Notizen, Links, analoges Material?

Hallo liebster Schwarmintelligenz, für meinen Beruf hab ich Ideen, Gebasteltes, Collagematerial, Anschauungsmaterial, Notizen, Sachen 'die man mal braucht ', inkl Links, PDFs, etc.

Wie sortiert ihr euer Krempel?
@Zoi insbesondere, da vermutlich gleicher Beruf :innocent:

Erzieherin? :heart_eyes:

Ich hab so ein Kallax-Regal mit solchen Schubfächern drin, da hab ich viel Kreativzeugs untergebracht. Die ideale Lösung ist es nicht, aber es ist ganz gut verstaut! (Das war gar nicht die Frage, stimmts…)

Dann hab ich für diese Ideen-Sachen:

  • Pinterest-Ordner (auf Pinterest und manchmal lade ich die Bilder runter)
  • spezielle Ordner zu Themen (Projektideen, Ideen für Raumgestaltung/Jahreszeiten/Lieder/Spiele…)
  • Notizen: Ich habe genau 1 Notizheft für die KiTa, damit alles an einem Ort ist

Also sind jetzt keine ausgefeilten Systeme… wie machst du es denn? :heart:

2 „Gefällt mir“

Hi zoi, danke, und ja :grinning: auch erzieherin.
Genau der richtige Platz für mich, mit einem vorgegebenen Rahmen, vielen Ritualen und jeeede Menge kreativem Freiraum.

Nur das Ordnen:-S ich lebe in Platzmangel, fürchte dass ich schon deshalb scheitere.

1 „Gefällt mir“

Also ohne jetzt Werbung machen zu wollen: ich bin ein Ziemlicher Fan von Microsoft Office, weil man da einfach unglaublich viel digital sortieren kann:

→ Entweder im Tagebuch, Notizbuch oder auf Notizprogramm / To-Do-Liste auf dem Rechner

Hauptsächlich auf einer Cloud, auf die ich Zugriff von all meinen Rechnern oder mobilen Geräten habe.

Unterschiedlich. Aber viele Regale.
Für Papier-Sachen viele Fächer und Ordner, wenn es nicht mehr so aktuell ist.

Und auch immer ganz wichtig: Wenn Sachen sehr wahrscheinlich nicht mehr gebraucht werden: Weg damit, verkaufen oder verschenken oder wegschmeißen, wenn es nicht mehr anders geht. Weil sonst stellt man sich die eigene Wohnung nur zu (und bei dem Punkt muss ich mich eigentlich auch mal wieder an der Nase packen, in letzter Zeit bin ich da viel zu inkonsequent)

1 „Gefällt mir“

Ich muss alles digitalisieren und speichere es dann in Ordnern in Handy und Cloud. So finde ich es am besten wieder.

Neuerdings benutze ich dafür auch auf dem iPad Goodnotes, da kann ich auch handschriftlich was dazu schreiben.

Aber du hast wahrscheinlich auch da viel was du im original brauchst :sweat_smile:

Ja die Mischung ist schwierig. Handpuppen und gebastelte Sterne wollen tatsächlich nicht digitalisiert werden.

Oh, da hab ich verschiedene Systeme. Das ganze hat sich über Jahre so entwickelt. Viele extrem gute Ideen und Inputs habe ich damals im (englischen) Buch „Organizing Solutions for People with ADHD“ von Susan Pinsky gefunden (ist mittlerweile in der 3. Auflage erschienen). Das Buch ist übrigens auch sehr ADHS-freundlich geschrieben, bebildert und „organisiert“. Es hat sehr viele (einzeln umsetzbare) Tipps, wie man seine Wohnung und seinen Papierkram organisieren kann.

Die wichtigste Erkenntnis aus dem Buch war für mich: Es ist vollkommen egal, ob es schön oder „aufgeräumt“ oder „normal“ aussieht; das einzig wichtige ist stattdessen, dass es praktisch, logisch, unkompliziert (im Sinne von „wenn eingerichtet dann einfach verwendbar“) und auch schnell visuell erfassbar ist. (Wegen der „visuellen Erfassbarkeit“ besteht mein System auch aus vielen transparenten Plastik-Kisten).

Ideale Voraussetzung – aus meiner Erfahrung – ist für jegliche „ADHS-Organisation“ ganz allgemein: Viel Platz und viele Arbeitsflächen.

Meine „Systeme“ sehen für Aussenstehende (insbesondere Nicht-ADHSler) häufig recht pedantisch und/oder fast schon OCD-mässig aus. Der Unterschied ist halt einfach, dass ich diese pedantische Ordnung nicht zwanghaft (wie ein OCDler) haben muss, sondern bei mir nur durch das pedantische Ordnungs-System meine Organisation nicht total im Chaos versinkt. Viele Gäste/Freunde wundern sich bei mir insbesondere über die unzähligen transparenten Plastik-Kisten :rofl: :man_shrugging:

Hier mal meine wichtigsten Systeme:

  • Wichtiger und/oder wiederkehrender Papierkram

    • z.B. Rechnungen, Mitgliedschaften, Abonnemente, Steuerkram, Wohnungs-Unterlagen, usw.
    • Wenn immer möglich, verweigere ich jegliche Zustimmung zur elektronischen Zustellung oder Abwicklung von Papierkram.
      • Notfalls lasse ich bei den Anbietern (Handy, Versicherungen, Bank, usw.) unter Berufung auf den Datenschutz auch meine E-Mail-Adresse löschen.
      • Nötigenfalls zahle ich auch extra dafür, dass mir alles in Papierform (auf „totem Baum“ = echtem Papier) per Post zugesandt wird.
      • Grund ist, dass ich a) sowieso viel Zeug auf Papier (für den Steuerberater) brauche, b) wichtiger Papierkram als „Hardcopy“ für mein Organisations-Modell viel besser ist (ich muss den Kram dann nicht selber ausdrucken) und c) meine E-Mail-Inbox so total überfüllt ist, dass wichtige Dinge (Rechnungen, usw.) dort gnadenlos untergehen.
    • Ablage in schmalen und breiten Ordnerm
      • 2 Breiten-Formate, immer gleicher Hersteller, verschiedene Farben
      • Ordner alle mit bedruckbaren Einsteckschildern (von Avery/Zweckform) sauber via PC beschriftet
      • Ordner mit (je nach Thema) 6er, 10er oder 12er Registern versehen
        • Register-Index ganz vorne sauber via PC (Dokumentvorlagen) beschriftet
      • Farbliche Unterscheidung der Ordner nach Ober-Themen (teilweise mehrere Ordner zum selben Ober-Thema)
        • Weiss = Versicherungen
        • Blau = Wohnen
        • Hellgrau = Bank / Aktien / Geld
        • Dunkelgrau = Kreditkarten
        • Dunkelgrün = Gesundheit
        • Violett = Auto
        • Orange = Telekommunikation
        • Gelb = Diverses (Wiederkehrend, z.B. Abos, Mitgliedschaften, Kundenkarten)
        • Hellgrün = Kundenverträge
        • Pink = Staat (Steuern, staatliche Vorsorge, Register, Bewilligungen, usw.)
        • Türkis = Immobilien
        • Schwarz = Diverses (Nicht wiederkehrende, zeitlich begrenzte Themen, z.B. grössere Projekte, Rechtsstreitigkeiten, grössere Reisen, usw.)
        • Rot = Jahresordner (jeweils 2 Ordner pro Jahr, 1 Ordner mit allem Krams für den Steuerberater und 1 Ordner als „Archiv für dieses Jahr“)
    • Immer in Reserve
      • Blanko-Einsteckschilder und Blanko-Register (damit man schnell neue Ordner „von Hand“ anlegen kann, bei Gelegenheit werden dann am PC passende „saubere“ Einsteckschilder und Register angelegt)
      • Schwarze und rote Ordner (die brauche ich entweder spontan oder halt jährlich)
      • Ordner-„Sammelhüllen“ (aka „Kleinkrambeutel für Ordner“) A5 und A4 (damit lassen sich „Kleinbelege“ und sonstiger Klein-Papierkram super in einem Ordner ablegen)
      • A4 Foto-Karton in verschiedenen Farben
        • Ideal um innerhalb eines einzelnen Register-Eintrags noch weiter zu unterteilen (z.B. vor dem Karton die laufenden Rechnungen zu dem Thema, nach dem Karton dann Verträge und Korrespondenz zu dem Thema)
  • Gebrauchsanweisungen / Anleitungen

    • In einem grossen Hängeregisterschrank
      • Mindestens zwei Hängeregister für jeden Raum (jeweils eines für „Möbel“ in diesem Raum und eines für „Geräte“ in diesem Raum, allenfalls weitere wie z.B. „Wohnzimmer – Heimkino“)
      • Weitere Hängeregister für bestimmte themenbezogene Anleitungen und Unterlagen (z.B. „Tauchen – Ausbildung“, „Tauchen – Ausrüstung“, „Auto – Pflege“, „Auto – Hifi“, „Kameras – DSLR“, „Kameras – Polaroid“, „Kameras – Sonstige“, usw.)
  • Notizen und diverses Papierkram

    • Laufend bzw. Aktuell
      • Chaotisch überall rumliegend :see_no_evil:
    • Nicht mehr aktuell (= nichts „wichtiges“ mehr dabei, aber irgendwann noch zu sortieren und gegebenenfalls abzulegen)
      • In transparenten Plastik-Kisten mit transparenten Deckeln
        • Länge/Breite/Höhe der Kisten gerade so, dass noch ein breiter Ordner gut reinpasst
          • Wichtig: Die Kiste darf keinesfalls „zu tief“ sein, denn dann ist es total mühsam, dort was auf die Schnelle zu finden oder rauszusuchen.
        • Alle Kisten vom gleichen Hersteller und gleiches Modell/Grösse
        • Angeschrieben mit vollflächig klebenden Post-Its (normale Post-Its fallen viel zu schnell ab!) oder auf Maler-Kreppband (Tipp: Marken-Kreppband ist viel einfacher zu handhaben und macht keine Klebeband-Abreiss-Fummelei)
    • Ablage
      • Nach (groben) Themen sortiert in einzelnen Hängeregistern im grossen Hängeregisterschrank
  • Digital

    • Für die wichtigsten / grossen Themen verschiedene (relativ flache) „saubere“ Ordner-Strukturen
    • Die meisten Sachen sind jedoch relativ ungeordnet. Zu gewissen (gerade aktuellen) Themen lege ich temporär auch bei Bedarf Ordner auf dem Desktop an.
    • Ab und zu schmeisse ich alles auf dem Desktop und aus dem Downloads-Ordner in einen datierten „Archiv YYYYMMDD“ Ordner
    • Auffinden der ungeordneten Sachen über die (sehr gute) MacOS-Suche
    • Wenn ich einen Ordner (aus den ungeordneten Sachen) häufig verwende (= häufig via Suche finden muss), wandert der irgendwann in die „saubere“ Ordner-Struktur
    • Digitale Notizen: In unzähligen TXT-Dateien
    • DIgitale ToDo-Liste (mit digitalen und „analogen“ Tasks)
      • OmniFocus mit unzähligen Prioritäts- und Wichtigkeits-Tags, vielen Custom Ansichten und Filtern, usw.
    • Grosse Datenmengen (Backups, Fotos, Videos, Filme) liegen grob sortiert auf einem grossen NAS
    • Hardware (IT-Teile, Kabel, Kameras, usw.) nach Themen/Typ sortiert in transparenten Plastik-Kisten (mit transparenten Deckeln zwecks Staubschutz) in offenen Schwerlastregalen
      • Kisten auf gegenüberliegenden (bzw. je nachdem auch auf allen 4) Seiten mit P-Touch-Etiketten sauber beschriftet.
        • Das „gegenüberliegend beschriftet“ hilft sehr gut dabei, dass man die Kisten „schnell versorgen“ kann, da man in der Eile gar nicht auf die Orientierung achten muss.
  • Projekte (inkl. „unfertige Projekte die schon zu lange rumlagen und irgendwann halt mal ‚aus dem Weg‘ mussten“ und „wollte ich irgendwann mal machen“ Projekte)

    • Transparente Plastik-Kisten (gleiche Kisten und ähnlich angeschrieben wie die Kisten bei den „nicht mehr aktuell“ Notizen/Papierkram, siehe oben)
  • Werkzeug, Bastelmaterial, usw.

    • In einem PAX-Schrank von IKEA
      • Oben zwei Tablare für grosse Maschinen-Koffer und grosses Material
      • Darunter sechs Schubladen-Auszüge, die jeweils mit RAKO-Einsätzen bestückt sind (für Werkzeug und Bastelmaterial)
    • Kleinstmaterial (Schrauben, Elektronikteile, Haken, usw.) in 20+ RAACO-Sortimentskoffern und 16 No-Name-Sortimentskästen (jeweils mit stapelbaren und an die Wand schraubbaren Trageinheiten für jeweils 4 Koffer bzw. 4 Sortimentskästen)
      • Jeder Koffer mit rausnehmbaren RAACO-Einsätzen (in zum Material passenden verschiedenen Grössen)
      • Bei nicht visuell einfach unterscheidbarem Material (z.B. Schrauben, Elektronikbauteile) ist jeder Einsatz passend mit P-Touch beschriftet (z.B. „SHCS A4, M3x20“, usw.)
      • Sortimentskoffer sind jeweils auf allen 6 Seiten mit P-Touch-Etiketten beschriftet
        • So ist egal, wo und wie orientiert ein Koffer rumsteht, man sieht immer, welcher Koffer (mit welchem Inhalt) es ist.

Puuh, jetzt wo ich das alles mal aufgeschrieben habe: Ist schon krass, wie viele detaillierte Systeme ich in den letzten 20 Jahren so entwickelt habe. :rofl: Ihr haltet mich jetzt sicher für total verrückt. :see_no_evil:

4 „Gefällt mir“

Krass.

Bei mir isses genau umgekehrt. Ich vermeide alles Papier - und wenn ich Post in Papierform bekomme wird das sofort digitalisiert und weggeworfen.

Erst seit ich das so mache funktioniert es.

2 „Gefällt mir“

Ja. Auf jeden Fall :joy:

Wow! Danke für deine Mühe und das Teilen. Sehr hilfreich und funktional

1 „Gefällt mir“

Bei mir geht es auch eher in die digitale Richtung. Papier überfordert mich sehr, weil ich Dinge auch einfach immer wieder in die Hand nehme und auf wundersame Weise in ein schwarzes Loch befördere.

Durch die Texterkennung finde ich eben auch immer alles.

Das war für mich ein echter Gamechanger - ohne Papier.

2 „Gefällt mir“

Mein digitales Leben, habe ich mittlerweile wirklich extrem gut strukturiert und optimiert.
Das physische Leben habe ich vor allem dadurch optimiert, nur noch sehr wenig Dinge zu besitzen. Bin ein ziemlicher Minimalist geworden die letzten Jahre.
Wenig Klamotten, Socken mit der gleichen Farbe, und in meinem Arbeitszimmer steht nichts außer Schreibtisch, Yogamatte, Meditationskissen und eine Pflanze.
Mir einen reizarmen Raum zu schaffen war SO wichtig.

Meine wichtigsten digitale Tools zur Optimierung des Alltags

Als jemand, der sich intensiv mit der Strukturierung des digitalen Lebens auseinandergesetzt hat, möchte ich einige Empfehlungen teilen, die mein Leben erheblich vereinfacht haben.

1. Capacities: Dein vernetztes, intelligentes Notizbuch

  • Website: Capacities.io
  • Funktionen: Ideal für langfristige Notizen, Links, Bilder, Videos, und strukturierte Inhalte.
  • Besonderheiten: Etwas Einarbeitung nötig, aber danach äußerst effektiv. Ermöglicht die Erstellung eines vernetzten, intelligenten Notizbuchs.
  • Extras: Schnelle Eingabe von Dateien, Links, Gedanken über einen Telegram Bot.

Suuuuper flexibles Tool. Am Anfang vielleicht etwas erschlagend, aber das Einarbeiten lohnt sich extrem. Es ist ein bisschen wie das bessere, flexiblere Notion. So sieht meins aktuell aus:

2. Erinnerungen und Kalender: Apple Reminders & TickTick

  • TickTick: TickTick.com
  • Kombination: Nutze Apple Reminders in Kombination mit TickTick.
  • Vorteile: Übersichtliche Darstellung von Aufgaben nach Dringlichkeit durch die Eisenhower-Matrix. Ausgezeichnete Integration von Kalender und To-dos.
  • Anmerkung: Besonders geeignet für das ADHS Gehirn.

Ich habe wirklich ALLE Tools getestet. Und Ticktick ist mit Abstand das nutzerfreundlichste für ADHS Gehirne. Klare Empfehlung.

Die Eisenhower Matrix sieht gerad bei mir so aus z.B.:

3. Das Apple Ökosystem: Ideal für ADHS

  • Geräte: Apple Watch, iPhone, MacBook/iPad.
  • Funktionen:
    • Ortsbezogene Erinnerungen (z.B. Erinnerung an die Wäsche beim Heimkommen).
    • Fokusmodus zur Anpassung aller Geräte gleichzeitig mit einem Klick, oder sogar automatisiert (Wenn Arbeitsapp startet, dann schalte auf „Arbeit“ um) (z.B. Entspannungsmodus, der Benachrichtigungen ausschaltet, oder Arbeitsmodus, der Ablenkungen minimiert).
    • Regelmäßige Bewegungserinnerungen durch die Apple Watch.
    • Generell habe ich einfach gemerkt, dass es mir sehr gut tut, wenn Technik einfach… funktioniert. Windows und Android sind okay, aber irgendwas zickt immer rum. Apple ist einfach viel smoother. Mein Gehirn ist schon hakelig genug, da brauch ich das nicht auch noch jeden Tag mit meiner Technik :smiley:

Ach gott, da könnte ich ewig drüber schreiben. Ich habe mein Leben damit wirklich extrem vereinfacht und optimiert :smiley:

6 „Gefällt mir“

Oh Menschen, ihr seid so unheimlich lieb dass ihr euch soviel Mühe macht, das alles zu teilen :heart_eyes:
Vielen lieben Dank. Jetzt muss ich nur noch die Zeitlücke finden zum testen :exploding_head:

Vielen Dank für all die tollen Tools!

Ich Nutze auch sehr gern Apple-Produkte, beim Rechner stecke ich leider aufgrund von Uni-Sachen bei Windows fest.

Capacities.io werde ich vermutlich nutzen. So ein Tool suche ich schon Ewigkeiten und verwende derzeit eine Mischung aus OneNote, ToDo und einem handschriftlichem Notizbuch. Ich glaub das werde ich Zukunft deutlich einfacher gestalten könne, danke!

Und echt gut, dass du das mit den Fokusmodi erklärt hast.
Wir kriegen inzwischen so viele Notifications und bei Apple ist praktisch, dass alle Geräte gleichzeitig eingestellt werden.

Was ich für die Apple Watch empfehlen kann: Den WaterMinder → Erinnert einen alle 1,5 Stunden mal ein Glas Wasser zu trinken. Finde ich ehrlich gesagt super, vor allem, wenn man mal wieder super fokussiert arbeitet denkt man oft nicht mehr daran was zu essen oder was zu trinken.

Edit: Ok, ich habs inwzischen etwas ausprobiert und die Bedienung ist am Anfang etwas anstrengend, aber ich glaub wenn man reinkommt ist das ganz gut :blush:

1 „Gefällt mir“

Join am besten dem discord channel. Da bekommst du viel Hilfe. Und generell ist das “Zettelkasten” Prinzip ziemlich nice. Musste dir mal ein YouTube Video zu angucken.

Moinsen zusammen, ich liebe es meinen Papierkram digitial zu sortieren, weil es so effizient ist und das kickt mich dann. ich bin seit 17 Jahren selbstständig und war vor Corona big im business. Danach wieder back to the roots und nun Soloselbständig in meiner Wohnung :wink: ABER…gar nicht so schlimm. Ich habe mir in 3 Jahren alles automatisiert was ging. Workflows und Arbeitsprozesse ausgearbeitet in nächtelanger Tüfftelei. Und nun ist nicht nur mein Unternehmen von der ersten Kundenmail bis zur Rechnung automatisiert (dadurch spare ich mir 2-3 TAge Arbeit die Woche und muss keine Angebote, Rechnung etc. schreiben). Also der monotone Kram ist gut geregelt. Und zu dem Papierkram.

Eine Rechnung oder ein Schriftstück kommt digital rein, ich speichere es sofort in einem Ordner auf Google Drive. Ich habe von jedem Lieferanten etc. ein Ordner pro Jahr, z.b 2023 Arztrechnung. Und das speichere ich immer relativ gleich ab. Und lade es dann auch in meinem Buchhaltungsprogramm hoch.

Das ist so gut für mich. Es ist direkt getan, danach kann ich es wieder vergessen.
Papierkram z.b. erledige ich selten, weil ich es total ätzend finde. Dann vergesse ich das tatsächlich und habe irgendwann nur riesen Berge mit Papier unsortiert zuhause.

Wie gesagt, es gibt so tolle Software. Derzeit habe ich Trello für mich entdeckt. Ich nutze es wie ein Notizbuch, in dem ich meine Notizen hinterher sortieren kann. Aber auch Evernote ist sehr gut.

Schon interessant, wie sehr man sich unterscheidet in den Dingen, die man für sein Wohlbefinden braucht. Bei mir ist es wie gesagt Produktivität und Effizienz, die mich super kicken (hello Dopamin :slight_smile: …einfach weil es einfach ist, geil ist und ich für immer dort alles sorterit habe :slight_smile: und ne Suchfunktion gibt es auch.

Wer Fragen hast zu Automatisierungen, gerne melden. Es gibt so geilen Kram, der die Fleißkärtchenarbeit am Rechner automatisch für dich erledigt…

:slight_smile:

2 „Gefällt mir“

Ich würde behaupten, dass geht auch mit anderen Watches…ich liebe Apple, das kann man auch billiger haben :slight_smile:

Ja klar. Aber das ist die erste die ich auch wirklich jeden Tag trage. I don’t know die anderen sind immer in der Schublade geblieben nach ein paar Tagen

Wahrscheinlich, weil sie so schön haptisch und effektiv für dich ist…das verstehe ich gut. Wenn es Spaß macht, bleibt man dabei :slight_smile: